Werkwijze rondom het coronavirus

Alles gaat gewoon ongewoon door…

De regering heeft een groot aantal ingrijpende maatregelen ingevoerd om de verspreiding van het coronavirus zoveel mogelijk te voorkomen. Deze maatregelen zijn nodig om sociale contacten te beperken. Ook Heuvelrug Notarissen doet er alles aan om daar een bijdrage aan te leveren. Wij staan nog steeds voor u klaar om u te helpen. Wel gaat dat iets anders dan u van ons gewend bent. Hieronder leest u meer over onze aangepaste werkwijze.

U kunt nog steeds met ons in gesprek over uw testamenten, uw geplande huwelijk, de aankoop van een huis, de oprichting van een onderneming of over iets anders. De manier waarop zal alleen voorlopig iets anders gaan dan u van ons gewend bent. Wij hopen met deze werkwijze bij te dragen aan de gewenste beperking van het verspreiden van het virus en hopen op uw begrip en medewerking.

Besprekingen

  • Zowel nieuwe als bestaande besprekingen gaan door en kunnen worden gepland.
  • De besprekingen worden telefonisch en het liefst via FaceTime/Whatsapp of een andere videobel-verbinding gepland. Dit betekent dat u voor overleg niet langs kunt komen op onze kantoren. Ook komen wij niet langs bij u thuis, op uw kantoor of op een andere locatie.
  • Na dit telefonische of video-gesprek krijgt u van ons een terugkoppeling. Indien nodig, maken we concepten van de akten die we u toesturen.
  • Via e-mail, telefoon of een videobel-verbinding kunnen we de concepten bespreken. Wilt u de akte ondertekenen? Dan maken we een afspraak. Hierover leest u meer onder “Ondertekening van akten”.

Ondertekening van akten

  • Is het mogelijk om een akte via een volmacht te tekenen? Dan doen wij dat. Zo zorgen we ervoor dat zo min mogelijk mensen elkaar treffen.
  • Voor sommige akten is het niet mogelijk om volmacht te tekenen, zoals bij testamenten en hypotheekakten. In dit geval bespreken we de inhoud voorafgaand aan de ondertekening. Dit doen we telefonisch of via een videobel-verbinding. Hier kunt u ook uw vragen stellen. Vervolgens komt u op kantoor om de akte te ondertekenen. Omdat we van tevoren alles al uitgebreid hebben besproken, is dit moment zo kort mogelijk.
  • Komt u op kantoor voor een ondertekening? Houd dan rekening met de “Bezoekafspraken” die u hieronder leest.

Bezoekafspraken

We verwachten van u dat u zich aan de richtlijnen van de overheid houdt. Schud geen handen, was uw handen regelmatig en hoest/nies in uw elleboog. Heeft u last van neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of koorts? Kom dan niet naar ons kantoor en neem contact met ons op voor een oplossing. Omdat wij veel ouderen als cliënt hebben en zij extra risico lopen, is dit van groot belang. Houd u aan de volgende afspraken:

  • Houd gepaste afstand, dit doen wij ook.
  • Toon uw legitimatiebewijs zoals wij u dat ter plekke vragen.
  • Alleen partijen die de akte daadwerkelijk moeten tekenen, mogen bij het tekenen zijn. We vragen adviseurs, makelaars, tussenpersonen, familieleden e.d. om niet naar kantoor te komen.
  • Kom niet te vroeg op uw afspraak.
  • Neem een eigen schone pen mee. Hiermee ondertekent u de akte.

Alle medewerkers van Heuvelrug Notarissen houden zich vanzelfsprekend aan de richtlijnen en afspraken. Al onze medewerkers worden geacht thuis te blijven wanneer zij griep- of verkoudheidsverschijnselen vertonen of twijfelen aan hun fysieke gezondheidssituatie op enig moment. Ook houden wij ons aan de volgende afspraken:

  • We wassen extra vaak en grondig onze handen.
  • We schenken voorlopig geen koffie, thee of andere dranken.
  • We sluiten uit voorzorg de toiletten voor bezoekers van kantoor.

Bereikbaarheid

Onze medewerkers werken voorlopig zoveel mogelijk vanuit huis. We doen er alles aan om zo goed mogelijk bereikbaar te blijven. Medewerkers die vanuit huis werken zijn dan ook zoveel mogelijk via doorschakeling van vaste nummers naar hun mobiele nummer bereikbaar. Bovendien zijn zij gewoon op hun kantoormailadres bereikbaar. Alles wat meer op afstand dus, maar zeker niet afstandelijker!

Gezien de grootschaligheid van dit virus kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen voor eventuele negatieve gevolgen voor uw gezondheid na de komst naar ons kantoor, maar wij proberen zoals u hier kunt lezen risico’s tot een minimum te beperken.

Zelf besmet of grieperig?

Bent u zelf besmet met het coronavirus of grieperig en wilt u een testament op laten stellen of moet een andere akte worden getekend? Neem u dan telefonisch contact met ons op. Wij zorgen dan voor een passende oplossing.

Voorlopig geen legalisatie volmachten

We willen voorkomen dat mensen ons kantoor bezoeken terwijl dat niet strikt noodzakelijk is. Daarom is het tijdelijk niet mogelijk om volmachten of documenten van/voor andere notariskantoren of instanties door ons te laten legaliseren. Heeft u hier vragen over? Neem dan contact op met het notariskantoor/de instantie waarvan u de volmacht of het document heeft ontvangen, aangezien er voor de legalisatie van volmachten tijdelijk versoepelde maatregelen zijn aangekondigd door onze beroepsorganisatie (KNB).

Tot slot

Wij blijven de richtlijnen van het RIVM volgen en zo nodig onze werkwijze daarop aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig onze website mocht u een afspraak bij ons hebben in de komende weken. Neem bij vragen contact op met de behandelaar van uw dossier.

Meer informatie?

Voor meer informatie kunt u altijd contact met ons opnemen. Bel 0343-528080 voor een medewerker van ons binnen de gemeente Utrechtse Heuvelrug of 0343-522634 voor een medewerker van ons binnen de gemeente Wijk bij Duurstede.

Contact opnemen

Gerelateerd nieuws

Artikel delen?